Manuel

Alimentation de la base via le Web

 

 

 

 

Préambule

 

Cette fonction fait l'objet d'une option de votre logiciel. Si vous en disposez, l'option figure comme indiquée ci-dessous dans l'écran de paramétrage.

 

 

Mise en place

 

Les options de saisie via le web sont proposées sous forme de menu. Elles sont donc mises en place via le composeur de menu. Dès lors que cette option est en place, l'intégralité de ce que l'utilisateur peut saisir lui est proposée (document, auteur, référence...).

 

Mise en place via le composeur de menu

 

NB : pour ne proposer que la saisie d'enregistrements appartenant à la table "document", remplacer "90" par "03" dans l'expression du lien (+03EditRecord.htm).

 

Utilisation

 

Si l'internaute appartient à un groupe l'autorisant à saisir des documents, l'option de saisie lui est proposée. Les types de document tiennent compte des autorisations de la personne. Ainsi, si un filtre a été défini afin de restreindre les possibilités de saisie d'un groupe d'utilisateurs, seuls les types de document correspondant à ce filtre seront proposés.

 

Menu proposé sur l'interface web

 

Soumettre URL ou fichier

 

Lors de l'activation d'une des options de saisie décrites ci-dessus, un formulaire est directement présenté à l'utilisateur et ce dernier pourra, au besoin, attacher une pièce jointe à la fiche qu'il crée. L'option "Soumettre URL ou fichier" permet d'adresser en premier lieu une URL ou un fichier. Kentika effectue une pré-analyse du document (si le texte correspondant au fichier peut être lu, une recherche de descripteurs est effectuée) et affiche ensuite une notice pré-remplie.

 

Sélection du type et du fichier (sur disque ou sous forme d'URL) à indexer.

 

Exemple : vous souhaitez indexer l'article suivant que vous avez repéré sur le web.

 

Vous copiez/collez l'URL

 

Kentika va alors chercher le fichier html correspondant, analyse les méta-données et propose un formulaire pré-rempli.

 

Alimenter à partir d'un code à barre

 

Si vous disposez de connecteurs Z39.50 sur votre serveur, Kentika vous propose de choisir la base. A l'aide d'un lecteur de code à barre, vous lisez celui de votre ouvrage et vous cliquez sur "OK".

Sélection de la base, lecture du code.

 

Kentika vous propose ensuite le formulaire pré-rempli : il ne vous reste plus qu'à le compléter si besoin.

 

Fiche pré-remplie

 

 

Formulaire de saisie

 

Le formulaire est automatiquement calculé par Kentika en fonction de la description de la structure de la base et des autorisations de l'utilisateur. Chaque rubrique est contrôlée en fonction du paramétrage qui a été mis en place.

 

Fiche signalétique

 

Cette première partie concerne l'ensemble des méta-données de la fiche. Les contrôles et aides à la saisie sont générés automatiquement en fonction du paramétrage.

 

Formulaire de saisie

 

Gestion électronique de documents

 

Exemple : fiche en cours de modification

 

Les archives relatives à une fiche peuvent être organisées en classeurs. Kentika propose également des noms logiques (qui peuvent être différents du nom du fichier d'origine). La flèche proposée à gauche du nom permet de régler l'ordre d'apparition des archives.

 

OCR

 

Si, en paramétrage, vous demandez à ce que les fichiers pdf soient océriser en tâche de fond, lorsque vous ajoutez un fichier pdf à une notice, Kentika effectue un contrôle de son contenu et si aucun texte n'y est détecté, il vous est proposé que le fichier soit traité en OCR.

 

Traiter en OCR le fichier lors de l'archivage

 

 

Gestion de contenu

 

Chaque fiche peut comporter une partie de texte mis en forme et comportant du texte, des liens, des images.

 

Les modifications apportées peut être dans un premier temps à l'état de brouillon et publiés ultérieurement. Les différentes versions d'un texte peuvent être conservées.

 

Texte mis en forme, gestion de la publication

 

Insérer un lien vers une vidéo

 

En copiant/collant un lien vers une vidéo dans la zone de contenu, cette dernière est ensuite proposée à la consultation

 

Notice et contenu : un moyen simple de proposer une vidéo

 

Exemple : à partir de youtube, pour copier un tel lien, cliquez sur "Partager"

 

Copier un lien à coller ensuite dans la zone "contenu"

 

Modifier - supprimer un enregistrement

 

Lors de la consultation : si l'utilisateur a le droit de modifier et/ou supprimer l'enregistrement, des boutons s'affichent en haut à droite du navigateur

 

Options de mise à jour

 

: modifier la fiche signalétique

: modifier les données de gestion (document et personne)

: supprimer définitivement l'enregistrement