Gestion des données
Votre application Kentika a pour premier objectif de vous permettre de bien ranger vos informations afin de les retrouver efficacement et rapidement.

La gestion de vos données constitue véritablement le coeur de votre application. Chaque donnée peut être constituée d'une partie descriptive (aussi appelée métadonnée) et d'une partie contenu (via la gestion électronique de documents).
Alimenter... classer... diffuser
Les trois étapes de toute application de gestion de contenu sont les suivantes :
Alimenter : constituer son information
Classer : utiliser les outils d'indexation qui permettront de retouver rapidement et efficacement les informations
Diffuser : mettre à disposition tous les outils nécessaires permettant à tout moment d'avoir toute l'information à quelques clics de souris
Pour chacune de ces étapes, plusieurs possibilités sont offertes. Vous choisirez un outil plutôt qu'un autre en fonction de critères qui vous sont propres.
Une application n'est jamais figée. A tout moment, vous pourrez explorer de nouveaux modes opératoires afin de coller toujours mieux à vos objectifs.
Alimenter la base
A l'origine, une information ou un objet documentaire que l'on va décrire dans notre base de données.
Une fiche est créée pour chacun d'entre eux. Les informations qui seront saisies seront adaptées à chaque type de données.
L'application propose trois grandes catégories d'informations : des documents ; des auteurs et des références.
Ces catégories très génériques se redivisent ensuite en sous-catégories ou "types".
Les mêmes outils de classification sont proposés pour ces trois grandes catégories.
Document (ou information)
Un document, au sens de Kentika, correspond à tout ce qui est porteur de sens ou susceptible d'être décrit et qui n'est ni une personne ni une société. Les types de documents sont propres à la nature de l'application.
Pour une revue de presse : des articles
Pour une bibliothèque : des ouvrages
Pour une médiathèque : des DVD, des CD...
Pour une GED d'entreprise : des factures, des contrats, des rapports...

Auteurs (ou intervenants)
Les auteurs (ou intervenants) sont des personnes qui sont à l'origine de documents et par extension, toute type de personne physique peut être géré dans cette catégorie.

Références (ou sociétés)
Les références (ou sociétés) correspondent à des organismes, des compagnies, des éditeurs qui sont, a priori, à l'origine d'un document et par extension, toute organisation que l'on veut caractériser.

Descriptif seul ou descriptif avec pièces jointes (GED)
Pour chacune de ces informations, vous pouvez vous contenter de la décrire ou bien la décrire et lui adjoindre une ou plusieurs pièces jointes. Dans les trois illustrations ci-dessus, une pièce est jointe au descriptif : un scan de la couverture pour le livre, une photo pour l'auteur "Baudelaire" et l'éditeur "Kentika".
Ces pièces jointes (aussi appelées "archives" ou "images") constituent ce que l'on appelle la GED (Gestion Electronique de Documents) ou encore la GEIDE (Gestion Electronique d'Informations et de Documents de l'Entreprise).
Parfois, une fiche descriptive + une archive peuvent constituer l'intégralité de l'information. Ce sera, par exemple, le cas d'une photo numérique ou d'une séquence en mp3.
Mise en forme enrichie de l'information
La zone traitement de texte d'une fiche document permet une saisie d'information sous une forme très aboutie. L'intégralité du présent centre de ressources se trouve en fait saisi dans cette zone de traitement de texte (qui est transformée, à la volée et sans intervention, en html avec respect de tous les liens).
Les modes d'alimentation
La base de données peut être alimentée suivant trois modes : saisie au clavier, importation ou mixte.
Saisie au clavier
A partir de l'explorateur de données (ou autre dialogue proposant une saisie), en cliquant sur le bouton + ou en demandant "Nouvel enregistrement", une nouvelle fiche de saisie est proposée. Il faut alors compléter les champs de la grille de saisie et, éventuellement, sélectionner une pièce jointe.
Importation
Les possibilités d'importation de données offertes par votre application Kentika sont très étendues. Elle peuvent être soit manuelles et ponctuelles, soit automatisées et récurrentes. Quelques exemples vous sont proposés mais la liste n'est pas exhaustive.
Le mode mixte
Ce mode recouvre différents cas de figure :
La donnée existe sous forme électronique, elle est importée par la centrale d'import (ou sur un déclenchement à la demande). Une fiche par document sur le disque est créée dans la base, puis elle est complétée par une saisie au clavier.
Un connecteur à une base externe permet d'effectuer une recherche, dans l'explorateur de données, les résultats sont affichés. Une des réponses correspond à ce que l'on recherchait : l'utilisateur la sélectionne, et demande à l'intégrer.

Intégration d'une fiche issue du catalogue de la "Library of Congress"
Classer et indexer
Véritable point fort d'une base de données (par rapport aux moteurs de recherches qui se contentent de proposer une approche de type "boîte à chaussures" où vont se mélanger tout type d'information) : la qualité de l'indexation.
De la finesse de l'information décrivant une entité dépend la pertinence de la réponse. Kentika propose différents types d'index, chacun est à utiliser en fonction de l'information à renseigner.
Le thesaurus : structure hiérarchisée de mots clés (ou descripteurs)
Les listes de valeurs : le référencement ne peut se faire que par rapport à un plan de classement pré-défini
Les dates : précises (exemple : 25 juin 2008) ou floues (exemple : 3ème trimestre 2007) les dates permettent d'effectuer des recherches en précisant une date de départ et éventuellement d'arrivée
Les index unitermes : permettent de retrouver un mot, un groupe de mots ou une expression
Les technologies de texte intégral : permettent de retrouver une expression dans les pièces jointes (ou archives).
Diffuser
C'est dans la diffusion des données que l'application trouve toute sa finalité et, là encore, les possibilités sont très étendues.
Moteur de recherche
Vous avez à votre disposition des outils de recherche pré-définis (exemple : la recherche simple de l'explorateur de données ou la recherche multi-critères) et vous pouvez enrichir votre application de possibilités de recherches multi-critères.
Dossiers pré-définis
Les thèmes qui intéressent les internautes ou les utilisateurs de l'application peuvent faire l'objet de dossiers pré-définis. Ainsi, un simple clic permet d'afficher le contenu (évitant ainsi de reposer une même question plusieurs fois).
Une recherche ponctuelle peut être transformée en dossier personnel pour l'utilisateur. Il peut alors s'y abonner pour recevoir automatiquement des alertes sur les nouveautés.
Les alertes
La diffusion sélective d'informations ou encore l'abonnement à un dossier via un fil RSS permet de générer des alertes sur les nouveautés. Ces nouveautés peuvent également être proposées en page d'accueil de l'application ou de l'interface web.
Ce système d'alerte peut également être programmé pour des informations qui ne sont pas stockées dans la base de données, mais accédées via un connecteur à une base externe.