

Structure : gestion des types et rubriques
La mise en place de la structure de votre base de données constitue le point de départ de la personnalisation et doit faire suite à une analyse précise de vos besoins.
Ne procédez à cette étape que lorsque vous aurez bien pris connaissance de tout ce qui a trait à la manipulation des données. En effet, pour chaque information que vous aurez identifiée, il se peut que vous ayez le choix entre plusieurs modes d'implémentation. C'est en général l'exploitation de l'information qui va vous guider dans le choix du type que l'on va affecter à une information.
Pour y accéder : menu fichier > préférence > base > structure
La colonne de gauche permet de créer les types d'objets et de leur affecter des attributs ; la colonne de droite permet de créer de nouvelles rubriques et de les affecter aux différents types.
Types d'objets
Chaque grande famille ou "Objets" (Documents, Références, Auteurs...) va pouvoir être subdivisée en sous-familles ou "Types". A chaque "Objet" correspond une liste de rubriques possibles, à chaque "Type" est affecté un sous-ensemble de ces rubriques.
Types
A l'issue de la phase d'analyse, vous avez identifié les différents types de données que vous allez gérer dans votre base.
Exemples de types pour la famille des documents :
Annuaire ; Article ; Ouvrage ; Rapport ; DVD ; CD ; BD...
Créer un type
Pour créer un type, procédez de la manière suivante :
- Sélectionner l'objet (exemples : "Documents" pour créer le type "Ouvrage").
En fonction de l'objet sélectionné, l'icône du type est différent :
types de documents
types de références
types d’auteurs
types de personnes
types de revues
- Cliquez sur le bouton + , en bas de la colonne "objet" ; une puce rouge s'affiche en bas de la liste avec le texte "nouveau type" :
- Donnez un nom au nouveau (20 caractères maximum) en le saisissant dans la zone de dialogue figurant en-dessous et appuyez sur la touche "entrer" ou "tabulation" de votre clavier.
Une fois que votre type est créé, vous devez sélectionner les rubriques et personnaliser sa présentation.
Attributs de présentation

Vous pouvez associer une présentation différente à chaque type de fiche, de manière à les caractériser visuellement lors de la consultation de la base de données et sur vos éditions.
Cette personnalisation concerne :
- L’affichage du détail d’une fiche lorsqu’on la sélectionne dans une liste ;
- La grille de saisie en création / modification ;
- La fiche détaillée sur votre site Web ;
- Les éditions de listes.
Exemple : Sur la fiche détaillée suivante, la couleur du texte et du fond ainsi que l’imagette ont été personnalisées pour les documents de type roman.

Plusieurs options sont proposées :
Le champ en dessous du nom du type permet d'ajouter un commentaire.
Affecter une icône
Pour effacer l'icône affectée à un type, appuyez sur la touche alt tout en cliquant sur le bouton.
Choisir la couleur du nom du type
Ce bouton ouvre une palette de sélection de couleurs permettant de personnaliser la couleur de la police du libellé des types sur les fiches.
Choisir la couleur de fond du nom du type
Ce bouton ouvre la même palette pour la couleur du fond.
Exemple de présentation :

Supprimer un type
Ce bouton supprime le type sélectionné dans la liste.
Vous ne pouvez supprimer un type que si aucune fiche ne lui est rattachée dans la base de données. Si vous tentez de supprimer un type utilisé sur des fiches une alerte "Cette valeur est utilisée" s'affiche.
Traduire un type
Dans le cadre d'une application exploitée en multi-langues, il est conseillé de traduire les intitulés des types ainsi que les commentaires s'y rapportant.
Modifier un type
Sélectionnez dans la liste le type à modifier. Dans la zone de saisie, saisissez son nouveau libellé. La modification est prise en compte sur les fiches de la base de données lorsque vous validez à l'aide du bouton.
N’oubliez pas de modifier aussi les traductions qui lui sont associées.
Complément

Cette fenêtre s'affiche après avoir sélectionné un type.
GEIDE
Cocher cette case pour rattacher un fichier (pièce jointe).
Emprunt
Cocher cette case pour afficher un onglet "Emprunt" dans la partie "Données de gestion"de la fiche du document.
Uniquement proposée pour les types "documents".
Exemplaires
Cocher cette case pour afficher un onglet "Exemplaire" dans la partie "Donnée de gestion"de la fiche du document.
Uniquement proposée pour les types "documents".
Rubriques
A partir de la colonne de droite, vous avez accès à :
- la création de nouvelles rubriques : bouton +
- la suppression d'une rubrique : bouton d'effacement.
NB : ces deux options ne sont proposées que si aucun type n'est sélectionné.
- modification des attributs d'une rubrique : double clic sur son intitulé
- réglage de l'ordre d'apparition sur les écrans de saisie
- définition des rubriques groupées
- affectation de rubriques aux types
- visualisation des types auxquels une rubrique est affectée
Régler l'ordre d'apparition

Déplacer une rubrique vers le haut ou vers le bas, sa prise en compte sur les écrans de saisie est immédiate
Définir des rubriques groupées

En cliquant sur la flèche verte, la rubrique "niveau" est rendue dépendante de la rubrique compétence

NB : lorsque l'on déplace des rubriques groupées, c'est tout le groupe qui se déplace.
Comportement d'un groupe au niveau de la saisie
Les deux informations "Compétence" et "niveau" seront alors proposées conjointement et un niveau pourra être précisé pour chaque compétence :

Saisie de rubriques groupées dans l'application

Saisie de rubriques groupées dans l'interface web
Impact d'un groupe au niveau des requêtes
Lors de la définition d'une requête, des rubriques groupées donneront lieu à la définition de deux zones de recherche (onglets : "Compétence" et "Niveau").
Création d'une requête utilisable comme outil de recherche multi-critères
A l'utilisation, deux zones seront proposées :
Utilisation de la recherche dans l'application

Utilisation de la recherche dans l'interface web
Affecter les rubriques à un type
A l'aide des rubriques vous pouvez choisir les champs à afficher sur le masque de saisie pour chaque type.
Une liste est proposée dans la fenêtre suivante :

Pour affecter des rubriques à un type, procédez de la manière suivante :
- sélectionnez le type auquel vous voulez affecter des rubriques ;
- sélectionnez d'une croix rouge les rubriques désirées en cliquant à gauche de ces dernières ;
- cliquez ensuite sur le bouton de validation pour que votre sélection soit prise en compte.
NB : lorsque vous sélectionnez des rubriques groupées, c'est l'intégralité du groupe qui est affecté.
Lorsque vous sélectionnez une rubrique, tous les types qui utilisent cette rubrique sont affichés en gras, italique et souligné dans la colonne "Objets".
Définition détaillée des rubriques
Vous accédez à la définition détaillée d'une rubrique soit lorsque vous en ajoutez une nouvelle, soit lorsque vous effectuez un double clic sur une rubrique de la colonne de droite.

Description détaillée de la rubrique "titre"