L’environnement de la gestion documentaire évolue. Au vu de l’augmentation du contenu numérique et de notre dépendance croissante à ce type de données, il est indispensable de revoir le mode de gestion de nos documents d’activité. Encore faut-il savoir comment le faire. La nouvelle norme ISO 15489-1 qui vient de paraître, peut justement aider.
Votre stratégie de gestion documentaire doit s’inscrire dans une perspective plus large. Il vous faut bien comprendre le contexte dans lequel vous opérez, la nature de vos activités, ainsi que les risques et les exigences impliqués. Heureusement, il existe des systèmes et des règles pour bien tenir et gérer sa documentation (données, documents ou contenus sur les médias sociaux), qui vous apporteront quantité d’avantages bénéfiques pour vos activités.
Nous avons demandé à Cassie Findlay, Responsable du groupe de travail qui a élaboré la norme (ISO/TC 46/SC 11/WG 13), de nous présenter les grandes lignes de ce texte.
Pourquoi la gestion documentaire a-t-elle tant d’importance ?
Depuis toujours il est important de créer et de gérer des archives. Les principales raisons n’ont pas changé : redevabilité, efficacité opérationnelle, protection des droits et habilitations et conservation des traces du passé. Or, l’évolution constante de notre univers numérique connecté a tout simplement introduit des raisons supplémentaires de créer, capturer et bien gérer les documents d’activité, compte tenu notamment de l’émergence de l’économie fondée sur les données, des initiatives de transparence administrative, des services partagés et collaboratifs et d’une plus grande focalisation sur la responsabilité d’entreprise. Il suffit de voir dans les médias le nombre des affaires liées à des problèmes de gestion, d’accès et de responsabilité des informations pour comprendre que la gestion des documents d’activité est plus importante que jamais !
Qu’est-ce qui a motivé la publication de la nouvelle ISO 15489-1 ?
La version précédente de la norme était parue il y a plus de dix ans et, comme je l’ai déjà indiqué, entre-temps l’activité économique était rapidement passée à l’ère du numérique. Il fallait donc pouvoir créer et conserver les documents d’activité dans des environnements numériques et, pour les nouvelles approches à mettre en place, disposer d’un ensemble solide de concepts et de principes.
L’environnement de la gestion documentaire évolue. Au vu de l’augmentation du contenu numérique et de notre dépendance croissante à ce type de données, il est indispensable de revoir le mode de gestion de nos documents d’activité. Encore faut-il savoir comment le faire. La nouvelle norme ISO 15489-1 qui vient de paraître, peut justement aider.
Votre stratégie de gestion documentaire doit s’inscrire dans une perspective plus large. Il vous faut ...
Numérique ; Gestion électronique de documents ; Archive ; Norme ISO 15489-1
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