La représentation d'une organisation de documents s'apparente au modèle physique (des classeurs sur des étagères) ou au modèle « disque dur » (des répertoires et sous répertoires) : Kentika BOX la respecte.
La réalité est cependant beaucoup plus riche, Kentika BOX aussi.
Un même document peut apparaître dans différents plans de classement, sans qu'il ne soit dupliqué. Il peut être rendu visible / invisible à certaines personnes, sans qu'il ne soit déplacé.
Nativement décloisonné, Kentika BOX permet des recherches transverses et ainsi de créer une sélection de documents en s'affranchissant des barrières parfois imposées par des organisations en silos.
Conserver sans encombrer, sécuriser les informations, constituer la mémoire de l'entreprise au fil de l'eau : Kentika BOX est également un puissant système d'archivage, ou de « records management » qui fait ses preuves depuis des décennies.
La qualité de son référentiel d'indexation assure un accès rapide ; sa capacité à gérer des volumes importants évite d'externaliser des documents anciens mais importants.
Le plan de classement est librement mis en place par les responsables d'équipes, le thesaurus est partagé par tous. Harmoniser son indexation autour d'un vocabulaire commun contribue à fédérer autour d'une culture partagée.
En évoluant vers Kentika Pro, toute la richesse du dictionnaire de la base documentaire est rendue accessible.
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